Smartphone kini sudah seperti menjadi sebuah kebutuhan khususnya bagi mereka yang tinggal di perkotaan. Salah satu aplikasi yang paling banyak digunakan oleh pemilik smartphone adalah WhatsApp.
Keberadaan WhatsApp juga telah masuk ke dunia bisnis, maka dari itu kini juga ada aplikasi baru dari WhatsApp dengan fungsi serupa namun khusus bisnis yang diberi nama WhatsApp Bisnis.
Akhir-akhir ini memang semakin terasa terjadinya pergeseran perilaku di masyarakat dalam berkomunikasi. Kalau dulu banyak orang berkomunikasi melalui telepon dan SMS.
Namun saat ini dengan adanya aplikasi WhatsApp, masyarakat dapat semakin bebas berkomunikasi, bukan hanya terbatas pada teks dan suara saja, tetapi juga dengan deretan gambar, emoji, stiker hingga video.
Melihat fenomena semakin banyaknya WhatsApp digunakan untuk berbagai hal, maka tidak mengherankan jika WhatsApp kemudian meluncurkan aplikasi WhatsApp Business.
Sesuai namanya, tentu saja WhatsApp Business ditujukan untuk para pebisnis mulai dari perusahaan besar hingga pemilik usaha kecil menengah termasuk pemilik toko online yang kini memang semakin marak di masyarakat. Beragam fitur khusus yang tersedia di WhatsApp Business memungkinkan Anda sebagai pebisnis untuk lebih komunikatif dengan konsumen.
Perbedaan Fitur WhatsApp Business dengan WhatsApp Messenger
Ada beberapa fitur di aplikasi WhatsApp Business yang sengaja ditambahkan oleh pihak WhatsApp untuk membantu para pebisnis lebih mudah dalam berkomunikasi dengan konsumen.
Oleh sebab itu, ada beberapa perbedaan yang sangat terlihat antara fitur-fitur yang ada di aplikasi WhatsApp Business dengan aplikasi WhatsApp Messenger.
Buat Website Toko Online Kamu Sekarang
Buat website toko onlinemu sekarang dengan Cepatlakoo. Gratis dibantu instalasi untuk 1 website kamu.
Cek Sekarang →Fitur Menambahkan Nomor Telepon Rumah dan Kantor
Jika pada aplikasi WhatsApp Messenger, nomor yang digunakan hanya nomor smartphone Anda, namun pada aplikasi WhatsApp Business ini Anda bisa menambahkan nomor telepon rumah dan kantor. Hanya saja, sebaiknya Anda menentukan satu nomor yang permanen.
Membalas Pesan Secara Cepat
Fitur WhatsApp Business ini akan bisa membuat Anda sebagai pebisnis untuk lebih praktis membalas pesan dari konsumen. Menggunakan fitur Quick Reply akan membuat Anda bisa mengatur balasan otomatis ketika mendapatkan pertanyaan yang serupa dari beberapa konsumen sekaligus.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur Away Message dan Greeting Message untuk mengirimkan pesan secara otomatis jika Anda mendapatkan konsumen baru. Tentunya fitur ini hanya bisa ditemukan di aplikasi WA Business dan tidak akan ada di aplikasi WhatsApp Messenger yang sifatnya memang lebih personal.
Melihat Statistik Dari Pesan yang Terkirim dan yang Diterima
Fitur ini dapat membuat Anda dapat melihat statistik dari pesan yang terkirim dan pesan yang diterima. Fitur ini hanya ada khusus di aplikasi WhatsApp Business dan tidak ada di WhatsApp Messenger dimana penggunanya malah lebih sering menyembunyikan informasi dari pesan yang telah mereka baca.
Dapat Memilih Kategori Bisnis
Pada aplikasi WhatsApp Business ini selain Anda bisa memberikan informasi yang berkaitan dengan profil usaha, mulai dari jam operasional, website resmi, hingga lokasi, Anda juga dapat memiliki kategori bisnis yang tersedia. Jika kategori bisnis yang sedang Anda geluti tidak terdapat di pilihan yang tersedia itu, maka Anda dapat memilih kategori “Others”.
Dengan demikian, bisa disimpulkan bahwa untuk pengguna WhatsApp Business ini tidak hanya digunakan untuk perusahaan besar namun bagi Anda pemilik UKM seperti toko online sekalipun, dapat menggunakan WhatsApp Business.
Verifikasi Centang Hijau
Berbeda dengan aplikasi WhatsApp Messenger yang tidak membutuhkan proses verifikasi. Pada aplikasi WhatsApp Business ini dibutuhkan proses verifikasi sehingga akan lebih jelas bahwa akun tersebut memang digunakan oleh pebisnis. Tanda verifikasi WhatsApp Business ini berbentuk tanda centang berwarna hijau.
Nah, jika saat Anda melihat ada tanda centang berwarna hijau di sebelah nama kontak sebuah akun WhatsApp, maka bisa dipastikan bahwa akun tersebut telah melalui proses verifikasi. Nomor WhatsApp tersebut merupakan nomor yang dimiliki oleh sebuah perusahaan atau pelaku usaha bisnis.
Fitur Labels
Fitur ini termasuk fitur baru dalam aplikasi WhatsApp Business. Dengan adanya fitur labels ini maka Anda sebagai pelaku bisnis akan lebih mudah mengorganisir pesan masuk.
Pesan yang diatur berdasarkan kategori-kategori tertentu itu akan membuat komunikasi dengan konsumen jadi lebih rapi dan teratur.
Tips Menggunakan WhatsApp Business
Setelah mengenal berbagai fitur dari aplikasi WhatsApp Business Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara penggunaan aplikasi ini.
Ada beragam kemudahan yang bisa Anda rasakan jika menggunakan aplikasi ini khususnya bagi Anda pebisnis yang ingin berinteraksi dengan konsumen. Seperti diketahui bahwa perbedaan fitur yang dimiliki aplikasi ini dengan WhatsApp Messenger terbilang cukup banyak.
Segala perbedaan fitur tersebut jika tidak dipelajari dan dipahami Anda juga tidak bisa begitu saja menggunakannya. Oleh sebab itu, diperlukan informasi yang lengkap tentang cara penggunaan masing-masing fitur yang tersedia di aplikasi WhatsApp Business.
Nah, berikut ini ada beberapa tips dan trik yang perlu Anda ketahui, agar Anda bisa menggunakan aplikasi WhatsApp Business dengan cara yang lebih tepat.
Mendaftar Akun WhatsApp Business
Sama halnya dengan aplikasi WhatsApp Messenger, sebelum menggunakan aplikasi ini Anda juga perlu memiliki nomor smartphone yang masih aktif. Perlu diketahui, bahwa jika Anda ingin menggunakan aplikasi WhatsApp Business maka Anda tidak bisa menggunakan nomor yang sudah atau sedang digunakan di aplikasi WhatsApp Messenger.
Oleh sebab itu, Anda harus memiliki nomor smartphone yang berbeda, jika tidak maka Anda harus pilih salah satu, apakah nomor tersebut akan dialihkan ke WhatsApp versi bisnis, atau tetap digunakan untuk aplikasi WhatsApp Messenger.
Untuk proses pendaftaran akun WhatsApp Business, Anda bisa melakukannya dengan langkah-langkah berikut ini:
- Unduh dan Install aplikasi WhatsApp Business di Play Store
- Buka Aplikasi dan tap “Agree and Continue” agar Anda bisa melanjutkan ke langkah berikutnya
- Setelah itu, akan muncul jendela pop up, Anda harus beberapa kali tap Continue dan Allow.
- Kemudian, segera masukkan nomor smartphone yang akan Anda gunakan di aplikasi tersebut
- Setelah sistem secara otomatis mengenali kode verifikasi yang dikirimkan lewat SMS, maka tahap berikutnya adalah Anda perlu mengisi nama bisnis Anda. Perlu diingat bahwa nama bisnis itu harus benar sebab Anda tidak bisa mengubahnya lagi.
- Proses pendaftaran akun WhatsApp Business telah selesai dan kini saatnya Anda bisa langsung berinteraksi dengan konsumen menggunakan aplikasi WhatsApp Business ini.
Mengubah Profil Bisnis
WhatsApp Business memungkinkan Anda sebagai pebisnis untuk memberikan informasi lebih detail tentang bisnis yang sedang Anda geluti.
Informasi tersebut berupa profil bisnis yang biasanya terdiri dari alamat, website, jam buka, kategori bisnis dan lain sebagainya. Dengan adanya profil bisnis yang lengkap maka diharapkan konsumen dapat lebih mudah mengetahui bisnis Anda secara keseluruhan.
Untuk mengubah profil bisnis Anda terlebih dahulu perlu membuka Settings – Business Settings. Jika semua data yang Anda inginkan telah Anda isi secara lengkap dan benar, segera tap “Save” yang letaknya ada di bagian kanan atas, sehingga perubahan yang Anda lakukan itu dapat tersimpan.
Melihat Statistik Pesan
Aplikasi WhatsApp Business ini juga membuat Anda bisa melihat data statistik dari pesan yang Anda kirim dan juga pesan yang Anda terima. Untuk mengetahui statistik pesan itu, Anda bisa langsung masuk ke menu Settings dan tap menu Statistic.
Membuat Away Message
Ada satu fitur di WhatsApp Business yang berguna untuk pebisnis khususnya bagi mereka yang tidak mau repot berkali-kali menjawab pertanyaan yang sama dari konsumen yang berbeda.
Oleh sebab itu, WhatsApp Business menyediakan fitur away message yang mana juga dapat digunakan oleh pebisnis agar bisa terhubung dengan konsumen bahkan disaat mereka sedang tidak ada di tempat.
Fitur away messages ini akan membuat Anda bisa memberikan jawaban otomatis kepada konsumen yang mengirimkan pesan melalui WhatsApp Business.
ntuk bisa membuat Away Message Anda bisa mulai dari masuk ke menu Settings, lanjutkan dengan memilih Business Settings kemudian pilih Away Message dengan memberi tanda centang agar fitur tersebut aktif.
Selanjutnya, Anda tinggal mengedit pesan default yang telah tersedia sesuai dengan kalimat versi Anda sendiri dan setelah itu tap “Save” agar perubahan yang Anda lakukan itu tersimpan.
Setiap kali ada konsumen yang mengirim pesan ke WhatsApp Business Anda, ketika Anda sedang tidak ada di tempat untuk membalas, maka away messages yang telah Anda buat tadi akan membalas secara otomatis.
Cara Membuat Greeting Message
Selain fitur away message, ada pula pesan otomatis dalam bentuk greeting message. Fitur ini membuat Anda sebagai pebisnis bisa kembali menjalin komunikasi yang lebih baik dengan setiap konsumen, khususnya konsumen yang sudah lama tidak berinteraksi dengan Anda. Untuk dapat mengaktifkan fitur ini, maka Anda bisa melakukan langkah ini:
Langkah pertama adalah membuka menu settings kemudian pilih business settings dan pilih greeting message. Setelah itu, Anda perlu mengaktifkan fitur greeting message dan edit kata sambutan yang terasa paling ramah sekaligus membuat pelanggan merasa dihormati.
Jangan lupa untuk mengakhiri langkah tersebut dengan tap “Save” agar perubahan yang Anda buat itu bisa tersimpan.
Cara Membuat Quick Replies
Pada WhatsApp Business juga ada fitur yang sangat berguna sekali, yaitu fitur Quick Replies yang akan membuat Anda bisa lebih cepat membalas pesan yang dikirimkan oleh konsumen.
Jawaban cepat tersebut bisa Anda atur berdasarkan kata kunci tertentu, sehingga jika kata kunci yang telah Anda tentukan itu muncul dalam pesan yang dikirimkan konsumen, maka Anda tidak perlu mengetik kalimat penuh dari awal.
Untuk membuat Quick Replies ini, Anda bisa langsung membuka menu Settings kemudian pilih menu Business Settings dan lanjutkan dengan memilih menu Quick Replies. Default dari fitur ini ada satu quick replies yang telah dibuat yaitu default replies berisi ucapan terima kasih. Berikut ini ada langkah-langkah membuat tambahan jawaban cepat.
Langkah pertama adalah dengan tap ikon + yang letaknya ada di bagian kanan bawah, lalu ketik quick replies yang akan Anda buat, misal jawaban cepat berupa permintaan maaf dan shortcut pilihan Anda. Lalu akhiri dengan tap “Save”.
Nantinya, setiap kali Anda mengetik kata maaf, maka aplikasi ini secara otomatis langsung mengirim pesan permintaan maaf yang sesuai dengan versi penuh yang telah Anda buat ketika proses pembuatan Quick Replies.
Mengaktifkan Fitur Enkripsi
Memang secara otomatis segala pesan dan panggilan yang dilakukan di aplikasi WhatsApp Business ini akan dilindungi oleh prosedur enkripsi end to end.
Hanya saja dengan satu langkah tambahan maka Anda dapat mengetahui perubahan dari kode kontak konsumen yang menghubungi Anda melalui aplikasi tersebut.
Mengaktifkan Keamanan Dua Langkah (2FA)
Agar segala pesan dan panggilan yang melalui WhatsApp Business bisa lebih aman, maka Anda sebaiknya juga tidak lupa untuk menerapkan sistem keamanan dua langkah atau yang juga dikenal dengan sebutan Two Step Verification. Untuk mengaktifkan fitur tersebut Anda bisa mengikuti cara berikut ini:
Langkah pertama adalah masuk ke Settings dan lanjutkan dengan memilih Account, kemudian pilih Two Step Verification dan lanjutkan dengan tap Enable dan masukkan 6 digit angka acak yang akan menjadi PIN verifikasi Anda, Oleh sebab itu pilih deretan angka yang mudah diingat namun sulit ditebak orang lain.
Selanjutnya, Anda perlu mengulangi kode yang sama ketika diminta dan lanjutkan dengan tap “Next” selanjutnya masukkan alamat email sebanyak dua kali dan akhiri dengan tap “Done”, kemudian akan muncul panel baru yang mana Anda dapat mematikan fitur ini kemudian ganti PIN atau email.
Cara Membuat Pesan Broadcast di WhatsApp Business
Karena aplikasi ini adalah aplikasi yang dikhususkan untuk bisnis, maka terdapat pula fitur pesan broadcast yang bisa Anda manfaatkan untuk promo atau penawaran produk baru ataupun pemberitahuan harga promo, program paket dan banyak lagi yang lainnya.
Fitur ini perlu dimaksimalkan sehingga Anda bisa mendorong angka penjualan produk yang jadi bisnis Anda.
Cara membuat pesan broadcast di WhatsApp Business Anda dapat mengikuti langkah ini, yaitu dengan tap menu utama kemudian lanjutkan dengan memilih New Broadcast kemudian tandai kontak yang ingin Anda masukkan ke daftar penerima pesan broadcast dan lanjutkan dengan tap ikon centang warna hijau.
Setelah daftar penerima pesan broadcast sudah berhasil Anda buat, maka segera kirim pesan broadcast yang telah Anda buat. Dipastikan bahwa seluruh kontak yang berada dalam posisi smartphonenya online akan langsung menerima pesan broadcast yang sama.
Menghapus Akun WhatsApp Business
Jika Anda ingin menghapus akun WhatsApp Business maka Anda bisa melakukannya dengan cara membuka menu Settings kemudian pilih Account dan langsung saja pilih Delete My Account.
Melihat fitur yang tersedia dalam WhatsApp Business maka bisa disimpulkan bahwa keberadaan dari aplikasi ini mampu memberikan dampak positif bagi setiap pelaku bisnis yang menggunakan WhatsApp Business. Fungsi utama dari aplikasi ini pada dasarnya adalah untuk memudahkan komunikasi antara penjual dengan konsumen.
Selain untuk komunikasi, WhatsApp Business dapat pula dimanfaatkan dengan baik untuk keperluan marketing dan promosi produk atau layanan jasa.
Konsumen dalam dunia bisnis itu pada dasarnya tidak hanya ingin mendapatkan produk terbaik dengan harga yang terjangkau namun mereka juga ingin mendapatkan layanan cepat, mudah dan mampu menjawab pertanyaan yang ada di benak mereka.
